Was hält Sie eigentlich vom Gehen ab?
Veranstaltungen müssen das aufgreifen, wofür die Menschen kommen, nicht das, weswegen sie gerade so nicht gehen. Auf wie vielen Veranstaltungen – klein oder groß, beruflich oder privat – waren Sie schon zu Gast, auf die nur Letzteres zutraf?
Veranstaltungen werden viel zu oft an der Realität vorbeigeplant und nicht am Zeitgeist ausgerichtet. Das Ergebnis: hohe No-Show-Raten, gelangweilte oder im schlimmsten Fall verärgerte Besucher*innen sowie enttäuschte Veranstalter.
Fangen wir einmal ganz von vorne an.
1. Veranstaltungen sind kein Selbstzweck, sondern integraler Teil einer Kommunikationsstrategie.
Kommunikation, um der Kommunikation Willen, ist sinnfrei. Salopp gesagt: Reden, nur um was gesagt zu haben, kann man sich sparen. Dasselbe gilt für Veranstaltungen. Konferenzen, Tagungen, Feiern, Kongresse, Empfänge – sie alle sind in erster Linie ein Kommunikations-Instrument. Was nach einer recht banalen Erkenntnis klingt, ist eigentlich die Gretchenfrage des Eventmanagements. Es geht nicht nur um das Warum, sondern vielmehr um die konkrete Verortung einer Veranstaltung in der jeweiligen – internen oder externen – Kommunikationsstrategie.
Eine Veranstaltung, deren Zweck, Zielgruppen und Kernbotschaften dezidiert ausformuliert sind und die mit der weiteren Kommunikationsarbeit des Veranstalters verknüpft ist, wird eher zum Erfolg. Ein Flopp oder “more of the same” wird sie garantiert dann, wenn keiner der Beteiligten weiß, welche strategische Zielsetzung verfolgt wird, was am Ende des Tages eigentlich hängen bleiben soll und wie man sich präsentieren möchte.
2. Das schlussendliche Veranstaltungsformat bringt die Bedürfnisse von Sender und Empfänger in Einklang.
So, wie sie beim Schreiben eines Textes im Blick haben, wer diesen später lesen soll, so gilt es auch bei der Konzeption von Veranstaltungen stets grundlegende kommunikative Modelle zu beachten. Steht auf der einen Seite als „Sender“ der Veranstalter mit seiner strategisch abgestimmten Zielsetzung und den entsprechenden kommunikativen Botschaften, so wartet auf der anderen Seite der „Empfänger“, also der Besucher, darauf, die als Veranstaltung verpackte Nachricht zu decodieren.
Zu einer Störung kommt es im Sender-Empfänger-Modell nach Shannon/Weaver immer dann, wenn beim Empfänger eine andere Botschaft ankommt als die, die der Sender übermitteln wollte. Dieses Zusammenspiel beginnt schon bei der Ansprache in Einladung und Kommunikation. Gelingt es diese so zu gestalten, dass der Adressat für sich entscheidet: „Ja, da möchte ich dabei sein“? Oder noch besser: Nichts ist nachhaltiger als der Serendipity-Effekt. Wenn der Empfänger etwas findet, von dem er noch gar nicht wusste, dass er es braucht. Weiter geht es dann im konkreten Veranstaltungsformat.
Im Kern gibt es da drei Typen, wobei diese auch bedingt miteinander kombiniert werden können. Einmal gibt es das Format, welches wir das Klassenzimmer nennen. Im Mittelpunkt steht dabei die Informations- und Wissensvermittlung. Einen anderen Charakter hat das Format mit dem Spitznamen Cafeteria. Hier geht es um den Austausch zwischen gleichberechtigten Akteuren. Wie an Weihnachten geht es im dritten Format-Typ im Wesentlichen um das gesellige miteinander Feiern. Warum das wichtig ist? Nun, im metaphorischen Klassenzimmer gibt es keine sieben Gänge zu essen und an Weihnachten will niemand einen Informations-lastigen Vortrag hören. In einer Cafeteria steht man am Tresen und sitzt nicht in Reihen.
3. Bei der Gestaltung gilt: Raus aus der Komfortzone und schonungslose Ehrlichkeit!
Während das übergreifende Veranstaltungsformat vom Sender definiert wird, gilt es bei der konkreten Ausgestaltung die Ansprüche und Bedürfnisse der Empfänger zu berücksichtigen. Selten decken sich die Wünsche der Besucherinnen und Besucher eins zu eins mit den Vorstellungen des Veranstalters. Das ist natürlich. Durch eine kluge und trendaffine Programmgestaltung wird dieser Gap jedoch überwunden.
Was heißt das? Nun, schonungslose Ehrlichkeit ist hier gefragt. Sind Programmpunkte gut, nur weil sie auf diese Art und Weise schon seit vielen Jahren Bestand haben? Von welchen Elementen weiß man, dass sie eigentlich niemanden (mehr) begeistern? Alternativlosigkeit gibt es bei der Programmgestaltung nicht. Aus der über Jahrzehnte gewachsenen Komfortzone muss ausgebrochen werden, um Veranstaltungen zukunftsfähig aufzustellen. Dabei sind Traditionen nicht verwerflich, Innovationen längst kein Allheilmittel. Im Zweifelsfall muss man sich selbst fragen, ob man dies und jenes als Besucher denn bereichernd finden würde.
Wenn Gäste nur wegen der legendären Currywurst kommen, warum dann diese nicht in den kommunikativen Mittelpunkt stellen? Einfach mal das Vortragsprogramm streichen, wenn alle nur zum Netzwerken kommen. Statt mit PowerPoint-Präsentation auf der Bühne zu stehen, stürzen sich ihre Referenten und Stakeholder proaktiv ins Geschehen und generieren Leads statt Langeweile!
Warum nicht mal gewohnte Zeiten und Orte verändern. Oder den Ablauf in die Hände der Besucher legen. Für Kinder publiziert man Bücher, bei denen man an zentralen Stellen der Geschichte über den weiteren Verlauf entscheiden kann. Das ist doch mal eine Idee! Und apropos Trend. Die Konzepte sind alle da, sie warten nur darauf, in Veranstaltungsformate integriert zu werden. Schonmal was von Edutainment, Gamification oder Hyperpersonalisierung gehört? Nicht alles passt immer, aber Ausprobieren lohnt sich definitiv!
Konzepte neu denken
Ins wortwörtlich rechte Licht rücken wir mit unserer langjährigen Erfahrung aus der Fernseh- und Theaterwelt für unsere Kunden all jene Anlässe, bei denen einfach alles stimmen muss. Ob im Rahmen von Live-Events oder bei virtuellen Veranstaltungen – Storytelling begreifen wir bei Knappe1A nicht als Kür, sondern als Pflicht!
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Evelyn Knappe inszeniert seit vielen Jahren Veranstaltungen für verschiedenste Zielgruppen und Auftraggeber. Als gelernte Schauspielerin legt sie einen großen Wert auf eine kurzweilige Inszenierung und multimediale Präsentationsformen.
1A-Lesestoff
Regelmäßig bieten wir unseren Kunden und Partnern Einblicke in die Welt rund um Kommunikation, Events und Digitales zu bieten. Wir liefern „1A-Lesestoff“ in Form von Expertisen, Kommentaren und Hintergründen. Wir greifen aktuelle Themen und Trends auf, blicken über den Tellerrand. Dabei bedienen wir uns dem Wissen und der Erfahrungen von unseren Mitarbeitenden und Netzwerkpartnern. Auch den ein oder anderen Gastbeitrag wird es immer wieder geben. Einzige Maßgabe: Mehrwert für Sie, die interessierten Leserinnen und Leser. Lassen Sie uns wissen, wie Ihnen das Format gefällt.
